eProcurement
Die Idee des eProcurement ist so überzeugend wie einfach. An die Stelle des herkömmlichen, Papier basierten Beschaffungsprozesses tritt ein durchgängiger elektronischer Ablauf: Von der elektronisch unterstützten Bedarfsplanung und -ermittlung über die automatische Auslösung einer Bestellung und die Verhandlung mit den Lieferanten bis hin zur Lieferung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.
Die Prozesskosten der Beschaffung von Klasse B- und C-Artikeln überschreiten oft die eigentlichen Materialkosten um ein Vielfaches. Der Genehmigungsprozess zur Bestellung von Bürogütern bildet durch Personal- und somit Kostenaufwand einen erheblichen Teil dieser Kosten, die in keinem Controlling-System erfasst werden. Medienbrüche und lange Entscheidungswege kommen hinzu - und nicht zuletzt fehlerhafte Bestellungen.
Dabei können gerade diese Kosten durch betriebsinterne Prozessanalyse und Integration eines elektronischen Beschaffungs- und Ausschreibungssystems reduziert werden. Analyse und Optimierung bisheriger Prozesse sowie deren Abbildung in einem eProcurement-System verhelfen, effizient und dauerhaft Kosten zu reduzieren. Ein kurzer ROI ist in dem vorgenannten Kontext ein wesentliches Entscheidungsmerkmal.
Der Weg hierzu ist einfach:
- Analyse der betriebsinternen Prozesse
- Optimierung der Beschaffungswege und -genehmigung
- Elektronische Abbildung der optimierten Prozesse
- Definition von Beschaffungsintervallen und -volumina
Neben der reinen Kostenersparnis ergeben sich weitere Vorteile:
- Erweiterung des Lieferantenkreises durch Nutzung des Internets
- Verbesserung der Vertragskonditionen mit Lieferanten
Unsere Erfahrungen in der Analyse und Optimierung industrieller wie auch öffentlicher Beschaffungssysteme können vielfältig in existierende Lösungen einfließen. Integration von bestehenden Anwendungen wie Finanzbuchhaltung, Material- und Lagerwirtschaft zählt ebenso hierzu wie Zahlungsabwicklung bis hin zu Sicherheitsaspekten wie digitaler Signatur über akkreditierte Trustcenter.